REGULAMIN ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA PRZEZ SYGNALISTÓW
w Elitmind sp. z o.o.
Warszawa, 14 listopada 2024 r.
SPIS TREŚCI
- POSTANOWIENIA OGÓLNE
- SPOSOBY ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA
- PRZYJMOWANIE I WERYFIKACJA ZGŁOSZEŃ
- ZESPÓŁ PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA
- POUFNOŚĆ ORAZ PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
- ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE ORAZ UJAWNIENIE PUBLICZNE
- POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- ZAŁĄCZNIKI
1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1
Celem Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa przez sygnalistów (dalej: Regulamin) jest wprowadzenie w Elitmind sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-844), ul. Grzybowska 87, KRS 0000581007 (dalej: organizacja) zasad postępowania w przypadku zgłoszeń naruszeń prawa dokonywanych zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej: Ustawa).
1.2
Regulamin określa zasady zgłaszania oraz rozpatrywania zgłoszeń naruszeń prawa w organizacji, podejmowania działań następczych i zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi.
1.3
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1.3.1 działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
1.3.2 działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
1.3.3 informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
1.3.4 informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
1.3.5 kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
1.3.6 organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 Ustawy;
1.3.7 osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
1.3.8 osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
1.3.9 osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
1.3.10 podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć podmiot prywatny lub podmiot publiczny;
1.3.11 podmiocie prywatnym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi;
1.3.12 podmiocie publicznym – należy przez to rozumieć podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. poz. 1641);
1.3.13 postępowaniu prawnym – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności karnego, cywilnego, administracyjnego, dyscyplinarnego, o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, lub regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego;
1.3.14 ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
1.3.15 zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie;
1.3.16 zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć zgłoszenie dokonane w postaci elektronicznej, poprzez przekazanie informacji o naruszeniu prawa podmiotowi prawnemu za pomocą dedykowanej aplikacji do obsługi zgłoszeń;
1.3.17 zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu;
1.3.18 Dyrektywie - należy przez to rozumieć DYREKTYWĘ PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
1.3.19 Ustawie – należy przez to rozumieć Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 r. poz. 928 ze zm.);
1.3.20 Pracodawcy – należy przez to rozumieć pracodawcę w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn.zm.), którym jest Spółka;
1.3.21 Pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz pracownika tymczasowego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1110);
1.3.22 Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy dokument;
1.3.23 RODO – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych);
1.3.24 Współpracowniku – należy przez to rozumieć osobę świadczącą pracę lub usługi lub pełniącą funkcję na rzecz Spółki na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy cywilnoprawnej;
1.3.25 Zespole – należy przez to rozumieć wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez Pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, rozpatrywania ich, podejmowania działań następczych oraz przekazywania Zgłaszającemu informacji zwrotnej.
1.4
Regulamin stosuje się do osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym do:
- 1.4.1 pracownika,
- 1.4.2 pracownika tymczasowego,
- 1.4.3 osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- 1.4.4 przedsiębiorcy,
- 1.4.5 akcjonariusza lub wspólnika,
- 1.4.6 członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- 1.4.7 osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- 1.4.8 stażysty,
- 1.4.9 wolontariusza,
- 1.4.10 praktykanta,
- 1.4.11 funkcjonariusza, w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2020 r. poz. 723 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 2333, 2448 i 2490),
- 1.4.12 żołnierza w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. poz. 2305 oraz z 2023 r. poz. 347, 641, 1615, 1834 i 1872).
– zwanej dalej „Sygnalistą".
1.5
Regulamin stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ustępie powyżej, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ustaniu takiego stosunku pracy.
1.6
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa uregulowanego przedmiotowo w Ustawie w zakresie:
- 1.6.1 korupcji;
- 1.6.2 zamówień publicznych;
- 1.6.3 usług, produktów i rynków finansowych;
- 1.6.4 zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- 1.6.5 bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- 1.6.6 bezpieczeństwa transportu;
- 1.6.7 ochrony środowiska;
- 1.6.8 ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- 1.6.9 bezpieczeństwa żywności i pasz;
- 1.6.10 zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- 1.6.11 zdrowia publicznego;
- 1.6.12 ochrony konsumentów;
- 1.6.13 ochrony prywatności i danych osobowych;
- 1.6.14 bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- 1.6.15 interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- 1.6.16 rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- 1.6.17 konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1.6.1-1.6.16.
1.7
Każdy pracownik i współpracownik składa pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Pracodawca jest obowiązany zapoznać każdego pracownika z treścią Regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy.
1.8
Osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
1.9
Sygnalista podlega ochronie określonej w Ustawie, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. SPOSOBY ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA
2.1
W przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia prawa Sygnalista ma prawo skorzystać z wewnętrznego kanału zgłoszeń udostępnionego przez Pracodawcę. Zgłoszenie odbywać się będzie przy pomocy dedykowanej aplikacji do dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa, poprzez wykorzystanie formularza umieszczonego na stronie www pod adresem www.elitmind.com/whistleblowers.
2.2
Zgłoszenia nie mogą mieć charakteru anonimowego. Zgłoszenia anonimowe pozostaną bez rozpoznania.
2.3
W pierwszej kolejności, w przypadku podejrzenia lub stwierdzenia naruszenia prawa Sygnalista powinien skorzystać z trybu zgłoszenia za pomocą kanału wewnętrznego, określonego w punkcie 2.1., zapewnionego przez Pracodawcę. Sygnalista może jednak dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2.5
Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
a. imię, nazwisko, stanowisko;
b. dane osób, które dopuściły się naruszenia/mających związek ze sprawą, w tym ewentualnych świadków lub osób, z którymi pracownik kontaktował się w danej sprawie tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
c. zwięzły opis nieprawidłowości wraz ze wskazaniem istotnych faktów oraz ich daty;
d. oszacowanie ewentualnych strat i ryzyka związanych ze sprawą (o ile jest to możliwe);
e. źródło wiedzy pracownika o naruszeniu.
2.6
Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami.
3. PRZYJMOWANIE I WERYFIKACJA ZGŁOSZEŃ
3.1
Zadaniem Zespołu jest przyjęcie i weryfikacja otrzymanego zgłoszenia, podjęcie działań następczych, włączając w to dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia, a także przygotowanie informacji zwrotnej obejmującej informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały podjęte albo będą podjęte w reakcji na stwierdzenie naruszenia prawa.
3.2
W ciągu 7 dni od dnia wpływu zgłoszenia zespół przyjmujący zgłoszenia potwierdza Zgłaszającemu jego otrzymanie.
3.3
Zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające i rozpatruje zgłoszenie niezwłocznie, w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia jego przyjęcia.
3.4
Zespół przyjmujący zgłoszenia przekazuje informację zwrotną Zgłaszającemu, która obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. Informacja zwrotna powinna być przekazana niezwłocznie po zakończeniu postępowania wyjaśniającego.
3.5
Pracodawca prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz jest administratorem danych zgromadzonych w tym rejestrze. Pracodawca upoważnia Zespół do dokonywania wpisów do rejestru oraz bieżącej aktualizacji znajdujących się w rejestrze informacji, zgodnie ze stanem faktycznym.
3.6
W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych Pracodawca gromadzi m.in. następujące dane:
- 3.6.1 numer zgłoszenia;
- 3.6.2 przedmiot naruszenia;
- 3.6.3 dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
- 3.6.4 adres do kontaktu sygnalisty;
- 3.6.5 datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
- 3.6.6 informację o podjętych działaniach następczych;
- 3.6.7 datę zakończenia sprawy.
3.7
Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
4. ZESPÓŁ PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA
4.1
Zespół jest organem stałym, powołanym przez Pracodawcę. Zespół zobowiązany jest do:
- 4.1.1 organizowania i przeprowadzania rozmów wyjaśniających,
- 4.1.2 protokołowania rozmów wyjaśniających,
- 4.1.3 zbierania dokumentacji związanej ze zgłoszeniem oraz niezbędnej do prowadzenia postępowania,
- 4.1.4 wypracowania stanowiska, zawierającego analizę zdarzeń, dostarczonych dowodów, ocenę zasadności rozpatrywanego zgłoszenia oraz wnioski i rekomendacje dalszych działań,
- 4.1.5 przekazania pracodawcy protokołu zawierającego stanowisko zespołu wraz z uzasadnieniem, wnioskami i rekomendacjami,
- 4.1.6 bieżącego kontaktu z osobą zgłaszającą i przekazywania informacji zwrotnej o etapach postępowania.
4.2
W skład zespołu przyjmującego zgłoszenia wchodzą:
- 4.2.1 Legal and Compliance Lead
- 4.2.2 Employer Branding & People Ops Lead
- 4.2.3 Financial Specialist
- 4.2.4 Business Analysis Domain Lead
- 4.2.5 AI Lead Consultant
- 4.2.6 Konsultant zewnętrzny, reprezentujący firmę doradczą ODO 24
- 4.2.7 w zależności od potrzeb – dodatkowy ekspert wskazany przez Pracodawcę, posiadający wiedzę i kwalifikacje przydatne do rozpatrzenia zgłoszenia w zależności od przedmiotu zgłoszenia.
4.3
Zespół może być również utworzony przez personel podmiotu zewnętrznego, zaangażowanego przez Pracodawcę w celu obsługi zgłoszeń wewnętrznych. W takiej sytuacji zapisy dotyczące zespołu składającego się z personelu Pracodawcy stosuje się odpowiednio.
4.4
Członkiem Zespołu nie może być osoba, której dotyczy zgłoszenie, Sygnalista, a także osoba będąca w takiej relacji z osobą, której dotyczy zgłoszenie, która powoduje uzasadnione wątpliwości co do bezstronności członka Zespołu.
4.5
Członkiem Zespołu nie może być osoba pozostająca z Sygnalistą w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub przysposobienia, opieki i kurateli albo osoba pozostająca wobec Sygnalisty w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności.
4.6
Oceny przesłanek mogących stanowić powód wyłączenia możliwości pełnienia funkcji członka Zespołu dokonuje Pracodawca, z uwzględnieniem zapisów Punktu 4.7. Każdy członek Zespołu składa stosowne oświadczenie w tej kwestii wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Regulaminu.
4.7
W przypadku, gdy członkiem Zespołu jest osoba, której dotyczy zgłoszenie, a także osoba, co do której zachodzi uzasadnione podejrzenie braku bezstronności lub niezależności, Pracodawca, po otrzymaniu rekomendacji od Konsultanta zewnętrznego, na czas rozpatrywania sprawy odwołuje taką osobę z funkcji członka Zespołu, a na jej miejsce powołuje inną osobę. W przypadku ujawnienia się w toku postępowania wyjaśniającego uzasadnionego podejrzenia o braku bezstronności lub niezależności członka zespołu, Pracodawca na czas prowadzonej sprawy odwołuje tego członka i niezwłocznie powołuje na jego miejsce inną osobę, w celu uzupełnienia składu Zespołu.
4.8
Członkowie Zespołu wybierają spośród siebie przewodniczącego, który prowadzi spotkania, protokołuje je oraz zarządza terminami spotkań.
4.9
W razie braku zgodności w tym zakresie, decyzje Zespołu co do zasadności zgłoszenia podejmowane są zwykłą większością głosów przy obecności większości członków Zespołu. W razie równej liczby głosów decydujący jest głos przewodniczącego.
5. POUFNOŚĆ ORAZ PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
5.1
Postępowania prowadzone przez Zespół objęte są obowiązkiem zachowania poufności co do wszelkich informacji ujawnionych w ich toku, co oznacza, że nie mogą być udostępniane jakiejkolwiek osobie lub podmiotom innym niż najwyższe kierownictwo Pracodawcy oraz uprawnione organy publiczne. Do zachowania poufności obowiązana jest każda z osób uczestniczących w postępowaniach wyjaśniających. Powyższe zobowiązanie dotyczy także informacji zawartych w prowadzonym rejestrze zgłoszeń.
5.2
Członkowie Zespołu, strony postępowania i świadkowie zobowiązani są złożyć oświadczenie o zachowaniu poufności, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.
5.3
Żaden z pracowników uczestniczących w postępowaniu prowadzonym przez Zespół nie jest uprawniony do ujawniania informacji o fakcie, miejscu, czasie i przebiegu spotkań organizowanych w ramach tych postępowań.
5.4
Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest obowiązkiem Pracodawcy wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Ujawnienie tożsamości Sygnalisty wymaga wcześniejszego poinformowania Sygnalisty, ze wskazaniem podstawy prawnej takiego poinformowania chyba, że takie poinformowanie mogłoby zagrozić prowadzonemu postępowaniu. Dane Sygnalisty mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania wyłącznie pod warunkiem wyraźnego przyzwolenia Sygnalisty.
5.5
Tożsamość osób, których dotyczy zgłoszenie, osób powiązanych ze zgłoszeniem, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, podlega wymogą zachowania poufności w analogicznym zakresie co tożsamość Sygnalisty.
5.6
Przetwarzanie danych osobowych Sygnalisty, osób, których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z osobą dokonującą zgłoszenia odbywa się na podstawie przepisów RODO.
5.7
Administratorem danych osobowych osób dokonujących zgłoszenia, osób, których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z osobą dokonującą zgłoszenia jest Pracodawca.
5.8
Dostęp do danych Sygnalisty oraz innych osób, których dane osobowe przetwarzane są w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego, może mieć tylko i wyłącznie osoba, która otrzymała upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 4 do Regulaminu.
5.9
Członek Zespołu niezwłocznie po otrzymaniu danych dokonuje pseudonimizacji danych Sygnalisty i nadaje mu identyfikator, który będzie wykorzystywany podczas postępowania wyjaśniającego. Pseudonimizacja obejmuje wszelkiego rodzaju informacje umożliwiające bezpośrednią lub pośrednią identyfikację osoby dokonującej zgłoszenia, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy sama treść zgłoszenia nie wskazuje na tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia. Identyfikator stosuje się na wszystkich etapach postępowania wyjaśniającego.
5.10
Spełnienie obowiązku informacyjnego wobec Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej ze zgłoszeniem spoczywa na Zespole. Celem spełnienia obowiązku informacyjnego stosuje się klauzulę informacyjną na zasadach art. 13 i art. 14 RODO.
5.11
Spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie może zostać odroczone w przypadku, kiedy może ono powodować ryzyko uniemożliwienia lub poważnego utrudnienia przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. W takim przypadku Zespół dokumentuje powody odroczenia spełnienia obowiązku informacyjnego. Klauzulę informacyjną Zespół przekazuje niezwłocznie po ustaniu wskazanego ryzyka.
5.12
Dane osobowe, które nie mają związku z zarzutami są usuwane niezwłocznie po przyjęciu zgłoszenia.
5.13
Osoba, której negatywne czyny stanowią przedmiot podejrzenia, do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego nie może ponosić odpowiedzialności dyscyplinarnej, a jakiekolwiek działania skierowane przeciwko takiej osobie, w związku ze zgłoszeniem są zabronione.
5.14
Sygnalista, który stał się celem działań odwetowych powinien niniejszy fakt zgłosić do Zespołu. Działania Odwetowe względem takiej osoby podlegają sankcjom na zasadach przewidzianych w art. 55 Ustawy.
6. ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE ORAZ UJAWNIENIE PUBLICZNE
6.1
Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem procedury przewidzianej w Regulaminie.
6.2
Organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.
6.3
Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny gwarantują, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
- 6.3.1 uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
- 6.3.2 zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
6.4
Sygnalista może dokonać zgłoszenia w ramach ujawnienia publicznego i podlega ochronie, jeżeli:
6.4.1 dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, następnie zaś w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu pracodawca, a następnie organ publiczny nie podejmą odpowiednich działań następczych lub nie przekażą zgłaszającemu informacji zwrotnej lub
6.4.2 dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej.
– chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
6.5
Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
- 6.5.1 naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
- 6.5.2 dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, lub
- 6.5.3 w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
7.1
W zakresie nieokreślonym przepisami Dyrektywy, Ustawy oraz niniejszego Regulaminu do rozpoznania zgłoszeń stosuje się powszechnie obowiązującego przepisy prawa oraz przepisy wewnątrzzakładowe.
7.2
W zakresie prac zespołu, w tym obiegu dokumentacji i procedury wysłuchania stron i świadków postępowania obowiązują regulacje RODO.
7.3
Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę u Pracodawcy.
7.4
Regulamin publikuje się na stronie internetowej Pracodawcy pod adresem: www.elitmind.com/whistleblowers
7.5
Pracodawca monitoruje i dokonuje regularnego przeglądu Regulaminu i wprowadza niezbędne zmiany w celu zapewnienia jej stosowania w sposób spójny i skuteczny.
8. ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK NR 1 - OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z REGULAMINEM
Ja niżej podpisany/a ....................... (imię i nazwisko), zatrudniony/a na stanowisku/świadczący usługi......................... (nazwa stanowiska) w ...................... niniejszym oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem Zgłaszania Naruszeń Prawa przez Sygnalistów w Elitmind sp. z o.o. i zobowiązuję się do jego przestrzegania.
Miejscowość ………….…, dnia ............................
.........................................
podpis składającego oświadczenie
_______________________________________________________________________________________________________________________
ZAŁĄCZNIK NR 2 - OŚWIADCZENIE O ZACHOWANIU POUFNOŚCI
W związku z udziałem w charakterze strony postępowania, świadka postępowania lub członka zespołu przyjmującego zgłoszenia naruszenia prawa w Elitmind sp. z o.o. zobowiązuję się do zachowania w ścisłej tajemnicy informacji poufnych związanych z pracami zespołu przyjmującego zgłoszenie naruszenia prawa, bez względu na to, czy zostały one udostępnione w związku z pracami zespołu, czy też zostały pozyskane przy tej okazji w inny sposób.
Niniejsze zobowiązanie jest bezterminowe.
W szczególności zobowiązuję się nie upubliczniać informacji poufnych lub wykorzystywać ich w jakichkolwiek sposób. Jestem świadomy/-a, że naruszenie powyższego zobowiązania może wiązać się z moją odpowiedzialnością porządkową, karną bądź cywilnoprawną.
Miejscowość ………….…, dnia ............................
.........................................
podpis składającego oświadczenie
________________________________________________________________________________________________________________________
ZAŁĄCZNIK NR 3 - OŚWIADCZENIE CZŁONKA ZESPOŁU PRZYJMUJĄCEGO ZGŁOSZENIA O BRAKU KONFLIKTU INTERESÓW
Niniejszym oświadczam, że w toczącym się postępowaniu wszczętym przez zespół przyjmujący zgłoszenia naruszenia prawa nie jestem osobą zgłaszającą, osobą wskazaną w zgłoszeniu jako naruszająca prawo, a także osobą pozostającą z osobą składającą zgłoszenie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związana z tytułu przysposobienia, opieki i kurateli.
Nie jestem również osobą pozostającą wobec zgłaszającego w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić to uzasadnione wątpliwości, co do mojego obiektywizmu i bezstronności oraz pozostawania w konflikcie interesów.
Miejscowość ………….…, dnia ............................
.........................................
podpis składającego oświadczenie
_______________________________________________________________________________________________________________________
ZAŁĄCZNIK NR 4 - UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Upoważniam ……………………………… (imię i nazwisko), zatrudnionego/zatrudnioną na stanowisku ……………………………………, do przetwarzania danych osobowych (w tym szczególnych kategorii danych) osób fizycznych w związku z prowadzeniem postępowań wyjaśniających w ramach procedury wskazanej w Regulaminie zgłaszania naruszeń prawa przez sygnalistów w Elitmind sp. z o.o., w szczególności danych dotyczących osób zgłaszających naruszenia prawa, osób, których dotyczy zgłoszenie, a także świadków w postępowaniu wyjaśniającym.
Upoważnienie wygasa z chwilą zakończenia udziału w pracach zespołu przyjmującego zgłoszenia.
…………………………………………………………
Pracodawca / Administrator Danych Osobowych
Kontakt w sprawie zgłoszeń: www.elitmind.com/whistleblowers